Satu sistem untuk seluruh kehidupan pondok — dari pendaftaran hingga alumni.
Pengurus bekerja di Desktop, wali & ustadz memantau dari HP Android, calon santri mendaftar online. Semua membaca satu data yang sama secara langsung, tanpa rekap ulang di Excel.
Tiga pintu masuk, satu pusat data
Setiap pengguna masuk lewat pintu yang paling cocok dengan tugasnya. Apa pun yang dicatat di satu pintu langsung terlihat di pintu lain.
Desktop
- Kelola data induk santri & asatidz
- Asatidz input nilai, RPP & hafalan
- Akademik, keuangan, kesiswaan
- Laporan, cetak raport, kartu, surat
- Pengaturan & hak akses
Server Pondok
- Satu basis data terpusat
- Login aman per peran
- File & foto terlindungi
- Backup database
Aplikasi Android
- Wali pantau anak & bayar
- Ustadz absen kelas & lihat gaji
- Kantin & petugas absen scan kartu
- Admin setujui izin & pembayaran
Intinya untuk klien: tidak ada lagi buku absen, kwitansi kertas, dan rekap manual. Ustadz menandai kehadiran di HP, dan hasilnya langsung tampil di laporan kantor dan di HP wali.
Sembilan peran, masing-masing hanya melihat yang perlu
Hak akses diatur per peran dan bisa disesuaikan per orang lewat Kontrol Akses Pengguna. Asatidz memakai keduanya: Desktop untuk pekerjaan mengetik (nilai, RPP), HP untuk pekerjaan di kelas (absensi, scan).
| Peran | Platform | Tugas utama |
|---|---|---|
| Super Admin | DesktopHP | Kendali penuh: pengguna, hak akses, pengaturan aplikasi, backup. |
| Admin | DesktopHP | Data santri & asatidz, keuangan, SPMB. Dari HP: verifikasi bukti transfer & setujui izin. |
| Bagian Kurikulum | Desktop | Menyusun jadwal & mapel, memeriksa dan menyetujui RPP. |
| Ustadz | DesktopHP | Desktop: input nilai, RPP, setoran tahfidz, kehadiran, kegiatan santri, perijinan. HP: absensi harian kelas, absen mengajar (scan QR), jadwal mengajar, gaji saya. |
| Guru Formal | DesktopHP | Sama seperti Ustadz, untuk pelajaran sekolah formal. |
| Petugas Absensi | HP | Keliling kelas memvalidasi absensi, melihat jadwal seluruh kelas. |
| Petugas Kantin | HP | Transaksi jajan santri dengan scan Kartu Santri + PIN. |
| Wali Santri | HP | Pantau nilai, hafalan, absensi, izin, pelanggaran; bayar tagihan; isi uang saku. |
| Santri | HP | Melihat data diri: jadwal, nilai, hafalan, tagihan, kartu. |
Ke mana, untuk apa: sembilan kelompok menu
Menu di sisi kiri dikelompokkan sesuai bidang kerja dan tampil sesuai peran: Ustadz/Guru hanya melihat menu Akademik, Kesiswaan, Informasi, dan Chat. Hampir setiap halaman punya tombol Peta: ringkasan visual yang menunjukkan apa yang perlu dibereskan.
Lima alur yang paling sering terjadi
Label pada tiap langkah menunjukkan di mana langkah itu dilakukan: Desktop HP Web publik.
Santri Baru
Dari formulir online hingga punya akun wali.
- Daftar onlineCalon santri isi formulir di link SPMB.Web publik
- WawancaraAdmin menjadwalkan per gelombang & jenjang.Desktop
- KeputusanTerima atau tolak, kuota gelombang dijaga.Desktop
- Jadi santriNIS otomatis, masuk kelas & kamar.Desktop
- Akun waliDibuat otomatis; cetak Kartu Login Wali.HP
Kegiatan Belajar
Satu tahun ajaran, dari jadwal sampai raport.
- Siapkan tahunTahun ajaran, kelas, mapel, pengampu.Desktop
- JadwalSistem menolak jadwal yang bentrok.Desktop
- AbsensiUstadz scan QR kelas & tandai santri.HP
- Nilai & hafalanBobot, KKM, predikat; setoran Qur'an/Kitab.Desktop
- RaportPDF standar nasional, langsung dilihat wali.HP
- Naik kelasMassal dengan saran otomatis; lulus menjadi alumni.Desktop
Pembayaran SPP
Tagihan terbit sampai lunas, tanpa kwitansi kertas.
- Terbitkan tagihanMassal per bulan/tahun; diskon santri khusus otomatis.Desktop
- Wali bayarTransfer, lalu unggah foto bukti.HP
- VerifikasiAdmin terima/tolak, dari kantor atau HP.DesktopHP
- LunasStatus berubah, wali dapat notifikasi.HP
- LaporanKeuangan real-time & laporan untuk yayasan.Desktop
Uang Saku & Kantin
Santri tidak perlu membawa uang tunai.
- Kartu SantriKartu ber-QR dicetak dari Desktop.Desktop
- Isi saldoWali top-up dari HP, admin konfirmasi.HP
- JajanPetugas scan kartu + PIN santri.HP
- TerkendaliBatas jajan harian; riwayat terlihat oleh wali.HP
Izin Pulang
Pengajuan sampai surat izin.
- AjukanWali pilih tanggal di kalender & alasan.HP
- PutuskanAdmin setujui/tolak dengan catatan.DesktopHP
- Cetak suratSurat izin resmi berkop pondok.Desktop
- TercatatTampil di rekam jejak & absensi santri.Desktop
Setiap peran punya beranda sendiri
Satu aplikasi; isi menu menyesuaikan siapa yang login. Navigasi bawah lima tab: Beranda · dua tugas utama · Notifikasi · Akun.
Wali Santri
- Nilai, raport, hafalan, absensi anak
- Bayar tagihan & unggah bukti
- Ajukan izin, lihat jadwal kunjungan
- Chat Admin, Tanya Ustadz, info pondok
Ustadz / Guru
- Absensi harian kelas sekali ketuk
- Absen mengajar dengan scan QR kelas
- Jadwal mengajar per hari
- Gaji Saya dengan filter & ringkasan
Admin
- Lihat bukti transfer, terima/tolak
- Setujui/tolak izin santri
- Chat staf & wali
- Pekerjaan berat tetap di Desktop
Petugas Kantin
- Scan Kartu Santri
- Santri masukkan PIN
- Saldo terpotong otomatis
Petugas Absensi
- Validasi absensi kelas yang sedang berjalan
- Lihat jadwal seluruh kelas
Santri
- Jadwal, nilai, hafalan, tagihan
- Kartu Santri, cerita santri, ubudiah
Instalasi: pengguna memindai QR di Kartu Login Wali atau membuka halaman unduh pondok. Perubahan kecil masuk sendiri lewat pembaruan otomatis. Kalau terbit versi APK baru, aplikasi menampilkan jendela "Versi baru tersedia".
Yang membedakan dari aplikasi data biasa
Peta: klik masalah, langsung ke solusinya
Setiap modul punya Peta yang menyorot hal yang perlu tindakan. Mengetuknya membuka halaman yang tepat, yang sudah tersaring dan siap diisi.
Notifikasi otomatis
Wali diberi tahu saat ada nilai, pelanggaran, izin, tagihan lunas, atau pengumuman.
Hak akses rinci
Per peran dan per orang, serta riwayat siapa mengubah apa.
Aman
Foto & dokumen hanya bisa dibuka pengguna yang login; keluar otomatis saat ditinggal; backup database.
Cetak siap pakai
Raport, Kartu Santri ber-QR, surat izin, kwitansi, kartu login wali, laporan yayasan.
Impor Excel
Data santri & asatidz lama dimasukkan sekaligus; tidak perlu ketik ulang.
Mudah diperbarui
Perbaikan sampai ke HP pengguna tanpa pasang ulang aplikasi.
Kelebihan dan batasan saat ini
Batasan di bawah sudah diketahui, dan masing-masing punya jalan keluar.
+Kelebihan
- Terintegrasi penuhAkademik, keuangan, kesiswaan, dan SPMB dalam satu data; tanpa input ganda.
- Transparan untuk waliWali melihat perkembangan anak dan tagihan secara langsung dari HP.
- Hemat waktu pengurusTagihan massal, kenaikan kelas massal, impor Excel, dan cetak otomatis.
- Pemantauan proaktifPeta menunjukkan masalah sebelum terlambat, misalnya tunggakan, kelas kosong, atau jadwal bentrok.
- Disesuaikan dengan pesantrenTahfidz Qur'an & Kitab, kamar/musyrif, ubudiah, perijinan, dan kunjungan wali.
- Dapat diakses di mana sajaServer cloud: bisa dibuka dari kantor, rumah, maupun HP.
−Batasan saat ini
- Belum ada di Google PlayAPK dipasang manual; bisa muncul peringatan Play Protect. Solusi: daftar Play Console (US$25 sekali).
- Notifikasi push belum aktifNotifikasi tampil saat aplikasi dibuka, belum masuk ke bilah notifikasi HP. Solusi: sambungkan Firebase.
- Hanya AndroidBelum tersedia untuk iPhone. Solusi: build iOS (akun Apple Developer).
- Butuh internetSemua data tersimpan di server; tanpa sinyal, aplikasi tidak bisa menyimpan.
- Payroll ringkasGaji dicatat per bulan, belum dirinci per komponen (tunjangan/potongan).
- Pembayaran belum otomatisTransfer masih diverifikasi manual. Pengembangan: payment gateway (VA/QRIS).
Urutan demo yang disarankan
Mulai dari gambaran besar, lalu tunjukkan satu alur utuh yang paling dekat dengan kebutuhan klien.
Beranda & Peta
Buka Beranda, lalu satu Peta (mis. Keuangan). Klik satu masalah dan tunjukkan langsung ke solusinya.
Alur Santri Baru
Daftar lewat SPMB online, terima di Desktop, lalu tunjukkan santri & akun wali yang terbentuk otomatis.
Tagihan → HP Wali
Terbitkan SPP, login sebagai wali di HP, unggah bukti, lalu admin terima. Status lunas muncul di kedua sisi.
Ustadz & Kantin
Absensi kelas di HP ustadz, scan Kartu Santri di kantin. Tutup dengan tanya jawab.